Déclaration de confidentialité

La présente mention explique la façon dont la commune de Fischbach traite les données à caractère personnel de ses clients ou bénéficiaires. Elle vous informe également sur vos droits.

Dans le cadre de la gestion quotidienne de l’administration communale, les données à caractère personnel sont collectées et traitées conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD »).

Les données traitées, ou partie d’entre elles, nécessaires à l’accomplissement des missions ou à la poursuite des intérêts légitimes des citoyens, sont susceptibles d’être communiquées ou rendues accessibles à des partenaires extérieurs ou à des organisations sociales ou gouvernementales.

Les données à caractère personnel sont traitées pour les finalités découlant des missions de l’administration communale. Les données traitées peuvent également être utilisées à des fins statistiques. Pour les surplus elles sont susceptibles d’être conservées à des fins d’archivage. Des mesures de sécurité adaptées (p.ex. anonymisation, pseudonymisation ou chiffrement) sont prises dans ces cas dans la mesure du possible.

Le RGPD est plus qu’un ensemble de normes techniques, car il incorpore de nombreuses références éthiques et morales, de la vie privée en tant que « droit humain » et l’accent est mis sur des valeurs telles que « l’équité » et la «transparence».

En vertu de ce règlement, la commune de Fischbach est responsable de la mise en œuvre de mesures adéquates telles que:

  • s’assurer que les données personnelles des citoyens ont été collectées avec leur consentement ou toute autre base légale
  • s’assurer que les données ne sont pas conservées au-delà de la période de stockage requise par la loi
  • veiller à ce que seules les données nécessaires à un usage spécifique soient collectées et utilisées, exclusivement à cette fin
  • s’assurer que les données personnelles sont stockées dans un environnement sécurisé pour éviter les risques de perte, de fuite ou de vol

Le RGPD vous confère certains droits, détaillés ci-dessous.

  1. Droit d’accès

Chaque personne concernée dispose d’un droit d’accès aux données possédées par l’administration communale les concernant.  Avant un quelconque accès, le responsable du traitement vérifiera toujours l’identité de la personne procédant à une demande d’accès peu importe de qui il s’agit.

Le responsable du traitement s’assurera de communiquer les données souhaitées dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Le droit d’accès est en principe gratuit pour la personne concernée.

  1. Droit de révocation du consentement

Toute personne concernée par un traitement de ses données personnelles a la possibilité de retirer son consentement à tout moment. Le retrait de son consentement ne compromet par la licéité du traitement pour lequel il a été confié.

  1. Droit à l’oubli / de modification

Toute personne dont les données personnelles ont été collectées dans le cadre d’un traitement ont la possibilité, dans les meilleurs délais, de faire compléter les données incomplètes ou encore obtenir la modification des données inexactes.

Les personnes concernées ont également la possibilité d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, des données les concernant lorsque :

  • elles ne sont plus nécessaires pour le traitement ;
  • la personne concernée retire son consentement (et qu’il n’existe aucune autre justification au traitement) ;
  • la personne concernée s’oppose au traitement ;
  • l’effacement est nécessaire pour le respect d’une obligation légale.
  1. Droit d’opposition ou de limitation du traitement

Toute personne concernée par un traitement de ses données personnelles peut demander que le traitement de ses données soit restreint dans le cas où :

  • La personne concernée conteste l’exactitude des données la concernant et demande la suspension du traitement pour permettre au responsable du traitement de vérifier la qualité des données ;
  • La personne ne souhaite pas voir ses données supprimées mais simplement restreindre leur utilisation ;
  • Les données sont obsolètes mais sont nécessaires à la personne concernée pour l’exercice ou la défense de droits en justice.
  1. Droit à la portabilité des données

Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à l’administration communale, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle.

L’administration communale se réserve le droit, en cas de demande manifestement non-fondée ou excessive (demande répétée, etc.), de refuser de répondre à la requête. En cas de refus, l’administration communale s’engage à indiquer les raisons du refus et les possibilités de recours auprès de l’autorité supérieure.

Pour toute information complémentaire à ce sujet ou pour exercer un des droits découlant du RGPD, vous pouvez contacter le responsable RGPD :

A l’attention du responsable RGPD

1, rue de l’Eglise

L- 7430 Fischbach

La CNPD (Commission nationale pour la protection des données) en tant qu’autorité de contrôle peut être saisie d’une réclamation :

  • par courrier : Service des plaintes

1, avenue du Rock & Roll

L-4361 Esch-sur-Alzette

Description des services de la commune

Secrétariat

Le secrétariat communal supporte les autres services dans l’exécution de leurs fonctions. Bien que non exhaustives, ses activités principales sont la gestion des réunions des conseils communaux et échevinaux, la gestion des syndicats intercommunaux, la gestion de la correspondance communale, la préparation des budgets communaux, la gestion du personnel et de sa délégation, organisation des commissions consultatives, organisation et gestion des festivités et évènements, organisation et gestion des cours.

Dans ce contexte, le service secrétariat est susceptible d’intervenir dans l’ensemble des processus décrits dans ce document en tant que service de support. Dépendant du contexte, le service secrétariat sera confronté à des données personnelles, mais en aucun cas ne procèdera à un traitement, ou un échange de données en dehors du cadre défini par le service en charge du traitement sous-jacent.

Bureau de la population

Ce service traite les déclarations d’arrivée et de départ des riverains. Le bureau de la population collecte les données signalétiques, les coordonnées de contact, date et lieu de naissance, adresse, profession et nationalité du requérant et de son ménage. Il traite les demandes des cartes d’identité et des passeports luxembourgeois, lesquels sont transmis par voie électronique à l’Etat respectivement au Ministère de Affaires Etrangères pour émission. De plus, le service est amené à communiquer une partie des données collectées à des prestataires externes pour faciliter le déroulement de certaines activités tel que l’émission de chèque service. Le service bureau de la population collecte également une partie des données mentionnées ci-dessus dans le cadre de l’organisation des élections (inscription, distribution de convocation, vote par correspondance).

Recette

La recette communale se base sur les données collectées par les autres services de la commune afin d’effectuer les opérations de recouvrement et de payement de toutes les recettes et dépenses de la commune. Dans le cadre des opérations de facturation et d’encaissement, la recette communale est amené à communiquer les données signalétiques et bancaires à la banque en charge. Les données relatives à la comptabilité générale sont communiquées au Ministère de l’Intérieur. Tout échange de données se limite au principe du strict minimum requis. Un jeu de données minimal est maintenu en cas de besoin. Il est à noter que toute facture impayée entraîne un relancement à la justice de paix.

Service technique

Dans le cadre des activités liées à la coordination des chantiers et à l’entretien des infrastructures communales, le service technique collecte les données signalétiques du demandeur (maître d’ouvrage du chantier), les données relatives au chantier (date, lieu, durée, etc.), ainsi que les données relatives au bureau d’études traitant. Les autorisations de bâtir ainsi que les règlements communaux contenant les données collectées sont émis par le service technique. Les autorisations de bâtir sont affichées sur le lieu du chantier ainsi que sur le site Internet de la commune de Fischbach. Les règlements communaux sont affichés dans le Raider communal. Le service technique est amené à communiquer les informations collectées à des acteurs externes tels que le Ministère de l’Intérieur en cas d’une demande PAP nouveau quartier, à la police en cas de notification de litige, ou encore au fournisseur concerné en cas de demande de raccordement au réseau sous-terrain.